Spis treści
Od kiedy Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wejdzie w życie jako obowiązkowy 1 lutego 2026 roku dla tych podatników VAT, których przychody w 2025 roku przekroczą 200 mln zł. Dla pozostałych przedsiębiorstw termin wprowadzenia obowiązku wystawiania e-faktur został ustalony na 1 kwietnia 2026 roku. Taka decyzja ma swoje źródło w audycie przeprowadzonym przez Ministerstwo Finansów, który ujawnił liczne nieprawidłowości oraz problemy wymagające rozwiązania.
Ustawa z dnia 9 maja 2024 roku formalizuje nowy harmonogram, wprowadzając znaczące zmiany w regulacjach dotyczących faktur ustrukturyzowanych. Przesunięcie terminu daje firmom szansę na dostosowanie swoich systemów księgowych do nowych wymogów.
Co oznacza obowiązek wystawiania e-faktur od 1 lutego 2026 roku?
Od 1 lutego 2026 roku, w życie wchodzi nowy obowiązek wystawiania e-faktur, co przynosi znaczące zmiany dla podatników VAT. Dotyczy on firm, którym w ubiegłym roku udało się osiągnąć sprzedaż na poziomie przekraczającym 200 milionów złotych. E-faktura, znana też jako faktura ustrukturyzowana, musi być tworzone w formacie XML, który jest zgodny ze wzornikiem Ministerstwa Finansów.
Głównym celem wprowadzenia tego rozwiązania jest:
- automatyzacja procesów,
- uszczelnienie systemu podatkowego,
- zmniejszenie luki VAT.
Nowa forma fakturowania ma uprościć cały proces oraz ograniczyć błędy, które często pojawiają się przy tradycyjnym wypełnianiu dokumentów. Obowiązek ten będzie dotyczył wszystkich czynnych podatników VAT, co oznacza, że przedsiębiorcy będą musieli dostosować swoje praktyki do nadchodzących regulacji, aby uniknąć potencjalnych kar. Dla pozostałych podatników, nowe przepisy wejdą w życie 1 kwietnia 2026 roku, co zapewnia im dodatkowy czas na przygotowanie się do adaptacji w nowym systemie.
Jakie będą etapy wprowadzenia obowiązkowego KSeF?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) odbędzie się w dwóch fazach:
- Pierwszy etap rozpocznie się 1 lutego 2026 roku i będzie dotyczyć przedsiębiorców, których sprzedaż w 2025 roku przekroczy 200 milionów złotych. Firmy te będą zobowiązane do dostosowania swoich systemów księgowych do wymogów związanych z e-fakturami.
- Drugi etap wystartuje 1 kwietnia 2026 roku, obejmując również innych przedsiębiorców, w tym podatników zwolnionych z VAT.
Ministerstwo Finansów nie tylko wprowadza KSeF, ale również planuje wprowadzić dodatkowe udogodnienia, aby zwiększyć efektywność systemu. Zmiany w harmonogramie wprowadzono na podstawie audytu, który ujawnił szereg problemów wymagających rozwiązania. Początkowo system miał rozpocząć działanie 1 lipca 2024 roku, ale później termin przesunięto na 1 stycznia 2025 roku. Nowy harmonogram daje firmom więcej czasu na dostosowanie się do nadchodzących wymagań. Ustawa z 9 maja 2024 roku formalizuje te zmiany, co jest kluczowe dla uszczelnienia systemu podatkowego oraz automatyzacji procesów związanych z dokumentacją finansową.
Kto będzie zobowiązany do wystawiania e-faktur w KSeF?
Obowiązek wystawiania e-faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) dotyczy wszystkich aktywnych podatników VAT mających siedzibę w Polsce. Oznacza to, że zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i małe oraz średnie firmy muszą dostosować się do wprowadzonych zasad.
Przedsiębiorstwa generujące przychody przekraczające 200 milionów złotych będą zobowiązane do rozpoczęcia wystawiania e-faktur od 1 lutego 2026 roku. Dodatkowo, obowiązek ten rozszerzy się również na podatników zwolnionych z VAT, co z pewnością wpłynie na całą branżę.
Warto jednak zaznaczyć, że niektóre transakcje, w tym te związane z procedurami OSS i IOSS oraz wybranymi czynnościami międzynarodowymi, są z tego obowiązku wykluczone. To istotna kwestia, którą przedsiębiorcy muszą wziąć pod uwagę przy planowaniu swojej działalności.
Główne cele wprowadzenia e-fakturowania w KSeF obejmują:
- automatyzację procesów,
- podniesienie efektywności całego systemu podatkowego,
- redukcję luk w VAT,
- poprawę jego ogólnej jakości.
Jakie zmiany wprowadza ustawa o KSeF z 9 maja 2024 roku?
Ustawa o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), która zacznie obowiązywać 9 maja 2024 roku, wprowadza istotne zmiany w harmonogramie wprowadzenia e-faktur w Polsce. Dla przedsiębiorstw z rocznymi przychodami przekraczającymi 200 milionów złotych termin został wydłużony do 1 lutego 2026 roku, natomiast mniejsze firmy muszą zainteresować się nowym terminem, którym jest 1 kwietnia 2026 roku. Takie przesunięcie daje przedsiębiorcom dodatkowy czas na odpowiednie przygotowanie się do wprowadzenia nowych regulacji.
Ta ustawa stanowi fundament przyszłych reform legislacyjnych, które mają na celu:
- uproszczenie systemu KSeF,
- lepsze dostosowanie go do oczekiwań przedsiębiorców,
- aktualizację systemów księgowych przez firmy,
- uszczelnienie systemu podatkowego,
- zwiększenie efektywności w obiegu dokumentów finansowych.
Zmiany te są efektem audytu, który ujawnił problemy dotychczasowego systemu. W związku z tym, każda firma, bez względu na swój rozmiar, powinna być świadoma nadchodzących obowiązków związanych z e-fakturowaniem.
Jakie problemy wykazał audyt systemu KSeF?
Audyt przeprowadzony w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) ujawnił poważne nieprawidłowości, które wpływały na jego działanie i mogły stwarzać zagrożenie dla danych podatników. Kluczowe problemy dotyczyły:
- wydajności,
- stabilności,
- zabezpieczeń tego systemu.
Okazało się, że KSeF borykał się z trudnościami w obsłudze oczekiwanej liczby równoległych operacji fakturowych, co mogło prowadzić do przeciążeń oraz awarii. Dodatkowo, system nie był w stanie sprostać wymaganiom związanym z przetwarzaniem dużych zbiorów danych, co rodziło wątpliwości dotyczące jego efektywności w automatyzacji procesów księgowych. Ponadto audyt ujawnił także luki w zabezpieczeniach, które mogły narazić na niebezpieczeństwo dane osobowe oraz finansowe użytkowników.
W odpowiedzi na te wyzwania, Ministerstwo Finansów postanowiło stworzyć nową strukturę systemu, aby zwiększyć jego wydajność i poprawić bezpieczeństwo. W planach znajduje się także wprowadzenie istotnych zmian w regulacjach związanych z e-fakturowaniem. Celem tych działań jest nie tylko wzmocnienie systemu podatkowego, ale także ułatwienie życia podatnikom. Zaktualizowany harmonogram wprowadzenia KSeF, z uwzględnieniem przesunięć terminów, stanowi krok w kierunku rozwiązania zidentyfikowanych problemów i lepszego dostosowania systemu do wymagań rynku.
Jak Ministerstwo Finansów planuje uprościć system KSeF?
Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie znaczących uproszczeń w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), aby zredukować obciążenia administracyjne dla przedsiębiorców. Kluczowym punktem tych reform jest uproszczenie interfejsu użytkownika, co ma na celu ułatwienie nawigacji w systemie.
W ramach działań przewidziano:
- automatyzację wielu procesów,
- poszerzenie funkcjonalności darmowych narzędzi, takich jak Aplikacja Podatnika oraz Aplikacja Mobilna KSeF,
- odroczenie obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach za e-faktury,
- wprowadzenie przepisów przejściowych wspierających przedsiębiorców w dostosowywaniu się do nowego systemu.
Oferowane rozwiązania będą zapewniały większą elastyczność podczas migracji do e-faktur. Wprowadzenie tych zmian jest efektem przeprowadzonej analizy oraz konsultacji, które ujawniły potrzebę uproszczenia obowiązków przedsiębiorców oraz wsparcia ich w procesie adaptacji do nowych rozwiązań.
Jakie narzędzia będą dostępne dla podatników KSeF?
Podatnicy korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będą mogli skorzystać z szeregu bezpłatnych narzędzi, które znacząco ułatwią dostosowanie się do nowych wymogów. Ministerstwo Finansów planuje udostępnić dwie aplikacje:
- Aplikację Podatnika KSeF – daje możliwość generowania e-faktur oraz ich korekt, a także przeglądania wszystkich wystawionych i odebranych dokumentów,
- Aplikację Mobilną KSeF – umożliwia wystawianie faktur bezpośrednio w terenie, co znacznie ułatwia cały proces fakturowania.
Dodatkowo, podatnicy zyskają dostęp do e-mikrofirma, narzędzia stworzonego specjalnie dla małych przedsiębiorstw, które pozwoli na szybsze i wygodniejsze zarządzanie fakturami. Interfejs API KSeF będzie umożliwiać integrację z istniejącymi systemami księgowymi, co sprawi, że proces fakturowania stanie się bardziej zautomatyzowany. W planach jest również wprowadzenie darmowego narzędzia audytowego, które pomoże w identyfikacji ewentualnych błędów w e-fakturach. Takie innowacyjne rozwiązania znacząco uproszczą obowiązki związane z e-fakturowaniem, a także przyczynią się do zwiększenia efektywności pracy przedsiębiorstw w nowym systemie.
Kiedy odbędą się szkolenia dotyczące KSeF dla przedsiębiorców?
Ministerstwo Finansów we współpracy z Krajową Administracją Skarbową (KAS) planuje zorganizować cykl szkoleń dla przedsiębiorców, które będą poświęcone Krajowemu Systemowi e-Faktur (KSeF). Uczestnicy będą mieli szansę:
- dowiedzieć się, jak funkcjonuje ten system,
- nauczyć się, jak prawidłowo wystawiać e-faktury,
- zapoznać się z narzędziami, które pomogą w integracji KSeF z istniejącymi systemami księgowymi.
Szczegóły dotyczące terminów i miejsc szkoleń można będzie znaleźć na stronach internetowych Ministerstwa Finansów oraz KAS. Dodatkowo, podatnicy mają możliwość skorzystania z:
- infolinii KIS,
- odwiedzenia lokalnych urzędów skarbowych,
- wypełnienia formularzy w sieci.
To wsparcie ma na celu ułatwienie adaptacji do nadchodzących zmian w przepisach. Marcin Łoboda, dyrektor KAS, podkreślił znaczenie uczestnictwa w szkoleniach oraz konsultacjach, które pomogą przedsiębiorcom lepiej przygotować się do obowiązkowego korzystania z e-fakturowania. Ministerstwo intensywnie pracuje nad tym, aby wszyscy zainteresowani mogli liczyć na odpowiednie wsparcie w przejściu na nowoczesne formy fakturowania.
Jakie konsekwencje niesie ze sobą brak wprowadzenia KSeF na czas?
Nieprzyjęcie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) po 1 lutego 2026 roku dla firm z przychodami powyżej 200 milionów złotych, a także po 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorstw, może prowadzić do poważnych skutków. Przedsiębiorcy mogą stanąć w obliczu kar za niewłaściwe wystawianie faktur w tym systemie. Tego rodzaju pomyłki mogą skutkować:
- nałożeniem grzywien,
- odpowiedzialnością karno-skarbową.
Celem wprowadzenia e-faktur jest uszczelnienie systemu podatkowego, co sprawia, że urzędy skarbowe bacznie będą obserwować przestrzeganie regulacji dotyczących KSeF. Jakiekolwiek naruszenia przepisów mogą nie tylko wprowadzić dodatkowe problemy prawne, ale także negatywnie wpłynąć na reputację firmy. Dlatego termin wdrożenia KSeF jest niezwykle ważny. Niewłaściwe fakturowanie w systemie e-faktur regulowane jest przez przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego i może pociągać za sobą skomplikowane procedury odwoławcze.
Kluczowe jest, aby przedsiębiorcy byli gotowi na kontrole oraz audyty ze strony organów podatkowych, które będą weryfikować zgodność z nowymi przepisami. Przestrzeganie obowiązku wystawiania e-faktur oraz ich staranne przygotowanie jest więc niezbędne, by uniknąć potencjalnych konsekwencji finansowych i prawnych.